Tổ chức sự kiện họp báo là hình thức tổ chức sự kiện này nhằm thông tin đến giới đại chúng, truyền thông về các tin tức quan trọng của doanh nghiệp. Và hiện nay sự kiện này cũng không còn xa lạ với các công ty, doanh nghiệp. Và Lê Mạnh Media chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp, trọn gói, tư vấn miễn phí.
Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp, trọn gói, tư vấn miễn phí
Tổ chức họp báo (Press conferences) là phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp tổ chức buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, hầu như các buổi họp báo đều hướng đến những mục đích chính như:
- Ra mắt hay giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình mới của doanh nghiệp
- Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay bộ nhận diện các sản phẩm cũ.
- Công bố những thông tin, tin tức quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
- Xử lý cuộc khủng hoảng truyền thông như: Đính chính các thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin…
Đối tượng tham dự tại các buổi họp báo thường là các nhà báo, đài truyền hình, phóng viên, các đơn vị công ty sự kiện, công ty truyền thông, công ty quảng cáo, đại diện từ phía chính quyền,…Càng nhiều các khách mời tham dự, càng thể hiện quy mô và tính chất quan trọng của chương trình họp báo được tổ chức.
Họp báo ra mắt dòng sản phẩm mới là chương trình họp báo được tổ chức thường xuyên nhất như một giải pháp nhằm PR các thương hiệu, sản phẩm mới nhất đến với khách hàng là đối tượng mua hàng mà ban tổ chức nhắm đến. Thông qua họp báo, thông qua giới truyền thông, các thương hiệu và sản phẩm mới này sẽ đến với khách hàng mục tiêu nhanh hơn, hiệu quả hơn bất cứ cách thức nào hết.
Các bước trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp
- Xác định mục đích & mục tiêu của sự kiện họp báo
- Xác định thời gian, thời lượng của buổi họp báo
- Lựa chọn địa điểm sẽ tổ chức buổi họp báo
- Lên danh sách khách mời của buổi sự kiện họp báo
- Xây dựng nội dung kịch bản của buổi họp báo
- Xin giấy phép tổ chức họp báo
- Setup địa điểm họp báo và tổng duyệt trước sự kiện
- Tiến hành tổ chức buổi họp báo
Cung cấp PG chuyên nghiệp, ngoại hình đẹp, chất lượng Đà Nẵng
Quy trình tổ chức một sự kiện họp báo như sau
Chuẩn bị nội dung họp báo
Phần nội dung chính là quan trọng nhất, bởi vì nội dung phải kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn. Hơn nữa nếu bạn mời các tờ báo có uy tín thì họ sẵn sàng cử người đến tham dự buổi lễ.
Địa điểm tổ chức họp báo
Có rất nhiều địa điểm cho các công ty sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo, thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, khi lựa chọn địa điểm cần lưu ý những vấn đề sau:
- Lựa chọn địa điểm phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty nói chung, và quy mô của buổi họp báo nói riêng.
- Lựa chọn điểm phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up….
- Xem xét và cân nhắc những yêu cầu từ phía khách hàng.
Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, bàn ghế, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè.
Thời gian tổ chức họp báo
Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi chiều tối, các ngày nghỉ cuối tuần.
Cho thuê âm thanh ánh sáng với các gói được ưa chuộng nhất
Lên danh sách khách mời
Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.
Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời
Chuẩn bị tài liệu họp báo
- Làm thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu.
- Chuẩn bị kịch bản MC
- Chuẩn bị video về sản phẩm .
- Chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.
Làm việc với MC
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.
Cung cấp MC chuyên nghiệp, cực kì chất lượng và giá hấp dẫn
Công việc của lễ tân
- Cung cấp lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời, phóng viên
- Gửi quà tặng (có giá trị sử dụng và quảng cáo)
Tiến hành họp báo
Kịch bản chương trình như sau:
- Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).
- Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.
- Các bài thuyết trình về sản phẩm.
- Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí
- Giải đáp thắc mắc cho phóng viên
- Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)
Sau chương trình
- Dọn dẹp sau chương trình.
- Trả các hạng mục in ấn ( backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.
- Giao hoa chúc mừng về cho công ty ,doanh nghiệp.
Các hạng mục sẽ có một số loại chi phí
- Chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức biểu diễn, giấy phép tổ chức dành cho ca sĩ, diễn viên từ nước ngoài về diễn tại Việt Nam, chi phí phúc khảo…
- Mức chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức từ sở Văn hóa thông tin sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức CT, giấy phép quảng cáo ngoài trời, giấy phép họp báo, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép tổ chức roadshow, chi phí phúc khảo.
- Mức chi phí thuê địa điểm sẽ tùy chọn như: Khách sạn từ 3 đến 5 sao, Sân khấu – nhà hát, Nhà thi đấu…
- Chi phí phục vụ tiệc tùy theo các set menu khác nhau.
- Ngoài ra còn các chi phí khác theo từng hạng mục như: Nhân sự hỗ trợ, lên ý tưởng, trang trí, in ấn, dàn dựng, ê-kíp thực hiện, truyền hình trực tiếp và một số hạng mục khác.
Tổ chức chạy Roadshow chất lượng, chuyên nghiệp, thu hút nhất
Tại sao bạn nên chọn hợp tác cùng LÊ MẠNH MEDIA ?
Nắm bắt được nhu cầu thực tế hiện nay, công ty tổ chức sự kiện Lê Mạnh Media chuyên cung cấp các gói dịch vụ tổ chức sư kiện chuyên nghiệp, sáng tạo về ý tưởng và theo xu hướng hiện đại của xã hội, đáp ứng tối đa mục đích và yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc miễn phí
- Cung cấp kịch bản, bài phát biểu cho đại diện của công ty, doanh nghiệp miễn phí, độc đáo, riêng biệt do Lê Mạnh Media cung cấp.
- Cung cấp ca sĩ, nhóm múa, ban nhạc phục vụ tổ chức chương trình lễ khánh thành trọn gói.
- Cung cấp mc, pg, lễ tân chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tại các sự kiện lớn
- Cung cấp trang thiết bị sự kiện phù hợp và chi tiết trong từng buổi lễ như nhà bạt, bàn ghế hệ thống âm thanh, ánh sáng…
- Cung cấp nhân sự sẵn sàng ứng biến nếu xảy ra sự cố, đảm bảo cho buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra tránh làm gián đoạn chương trình.
Mọi nhu cầu hay thắc mắc cần được tư vấn hỗ trợ thì đừng quên liên hệ.
Tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng – Lê Mạnh Media
- Địa chỉ: 65/1 Trần Xuân Lê, Q. Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
- Điện thoại: 0935 244 238 – 0797 244 238
- Email: lemanhatas@gmail.com
- Website: https://lemanhmedia.com
